Indicatori chiave ed HR: come utilizzare i KPI in azienda per potenziare le Risorse Umane

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La parola KPI – Key Performance Indicators, si sente spesso nel settore del marketing o delle vendite. Si tratta infatti di indicatori che, negli ultimi tempi, i Responsabili delle Risorse Umane applicano sempre di più nella loro quotidianità. In particolare ce ne sono 7 che sono diventati importantissimi nell’ultimo periodo storico.

kpi: di cosa si tratta?

Ma partiamo dal principio, magari non tutti sanno di cosa stiamo parlando.
Cos’è un KPI?
Come sempre vengono utilizzati dei paroloni inglesi ma quello che ci occorre sapere è che un KPI è un’unità metrica che misura le prestazioni di una particolare attività o processo. L’obiettivo del KPI è quello di essere un riferimento per valutare il processo che si sta attuando o l’attività in base all’obiettivo da raggiungere.

Parlando sempre delle caratteristiche base del KPI è necessario che questo, per essere efficace, sia SMART. Infatti, deve essere specifico (ossia tangibile, limitato e fare riferimento a un obiettivo); deve essere misurabile, se non puoi misurare il KPI, allora non è un KPI. Inoltre, deve essere accessibile, rilevante, ossia deve monitorare solo ciò che conta davvero, non fare perdere tempo. Infine, il KPI deve essere temporale, ossia deve essere incluso in un arco temporale preciso. Da qui l’abbreviazione SMART.

Bene, dopo questo cappello introduttivo per inquadrare per bene i KPI, andiamo a vedere quali sono gli indicatori più importanti (abbiamo detto che sono principalmente 7) per le Risorse Umane.

talent retention

In primo luogo, sicuramente, troviamo la Talent Retention, il sapere trattenere i talenti. Il mantenimento del talento è un KPI proprio delle Risorse Umane che indica la stabilità del lavoro all’interno di un’azienda. Permette di conoscere la disponibilità media del dipendente a rimanere in azienda ed è strettamente correlata ad altri fattori come la remunerazione o l’ambiente di lavoro. Oltre al costo di perdere un dipendente, la fuga di talenti richiede tempo per reclutare una nuova persona e formarla (leggi qui il mio articolo sull’Employee Retention). Un alto tasso di turnover del personale implica grandi costi per l’impresa. Come calcolare questo KPI? L’indice della capacità di trattenere i talenti viene calcolato confrontando il numero di lavoratori che hanno aderito all’organizzazione in un determinato periodo rispetto a quelli rimasti durante lo stesso periodo.

tempo nella stessa posizione

Un ulteriore KPI fondamentale per le Risorse Umane è sicuramente il tempo passato da un dipendente in una stessa posizione. Molte fughe di talento sono spesso strettamente legate al tempo che un dipendente trascorre nella stessa posizione. Se i tempi sono troppo lunghi, molti impiegati tendono a cercare nuove opportunità e lasciare l’impresa, soprattutto se al momento dell’assunzione è stata promessa una stimolante crescita di carriera. La maggior parte delle persone ha un costante bisogno di nuovi stimoli per essere soddisfatto del suo lavoro. È possibile calcolare il tempo medio impiegato da un lavoratore per ricevere una promozione sommando il numero di mesi di ciascun dipendente con la stessa posizione e dividendo il risultato per il numero totale degli impiegati dell’azienda.

assenteismo

Un altro indicatore da tenere monitorato è quello che misura il livello di assenteismo in azienda. Questo indicatore misura le assenze dei dipendenti a causa di ritardi, congedi per malattia o assenze giustificate o ingiustificate. Tenere monitorato attentamente questo indicatore e saperlo interpretare può aiutare a prevedere le assenze o eventuali problemi operativi e/o di cultura all’interno dell’impresa. Non si può negare che certe assenze sono un chiaro segnale di un malfunzionamento all’interno dell’organizzazione e uno sguardo attento a questi avvenimenti, che alcune volte rischiano di passare in secondo piano, fornisce alla direzione un valido strumento per riuscire ad interagire con le persone che lavorano nell’organizzazione. A seconda del valore medio delle ore lavorate, è possibile quantificare l’impatto dell’assenteismo sui costi aziendali.

assunzione

Andiamo avanti con un altro KPI: il tempo medio di assunzione di un dipendente.
Il tempo che trascorre tra un dipendente che comunica il suo congedo e quello in cui lascia effettivamente la compagnia fino a quando un altro candidato viene selezionato e inizia a lavorare è un grande costo per l’impresa. E’ un lasso di tempo molto delicato per l’impresa e per le persone che lavorano a stretto contatto con la posizione che, ora, è vacante. È possibile ottimizzare il tempo medio per nuove assunzioni ma è una metrica che deve essere analizzata con cautela poiché è influenzata da molti fattori.

formazione

E non possiamo non citare un KPI che, ad oggi, fa la differenza e che viene spesso scrutato attentamente anche dai possibili neo-assunti: quello riguardante la formazione interna. La formazione dei dipendenti influenza direttamente lo sviluppo dell’attività professionale dell’azienda. Questo KPI consente di ottimizzare la produttività di ogni lavoratore, attraverso formazione hard (la formazione tecnica) e soft (la formazione psicologica). Attraverso piani di formazione specifici per le aziende è possibile sì migliorare il brand del datore di lavoro dell’impresa, ma soprattutto motivare i lavoratori, aumentare i loro livelli di soddisfazione e le relazioni che intercorrono tra le persone.

raggiungimento dei risultato

Ciò che per un’azienda è importantissimo tenere monitorato è il tempo medio per il raggiungimento dei risultati. Questo indicatore chiave consente di misurare l’efficacia dei collaboratori. È conveniente misurarlo sia nei nuovi assunti che negli impiegati che lavorano nell’impresa da più o meno tempo. Quello che ci si aspetta da questo KPI è, logicamente, di diminuire progressivamente, poiché il lavoratore acquisisce sempre più esperienza nella sua posizione. Ad un certo punto è normale che questo indicatore sia stagnante, dal momento che il tempo in cui viene eseguita un’attività non può essere ottimizzato all’infinito.

incidenti sul lavoro

Ultimo, ma non per importanza, è il KPI che misura il tasso di incidenti sul lavoro.
L’obiettivo di qualsiasi impresa è di raggiungere lo 0% in termini di incidenti sul lavoro e su questo non c’è molto da dire. Se, nel tempo, si riscontra un aumento del numero di incidenti a lavoro, la persona responsabile delle Risorse Umane è chiamata a indagare sulle cause, avendo cura di fare un’analisi scrupolosa e dettagliata per risolvere nel minor tempo possibile questa grave problematica.

conclusioni

I KPI, gli indicatori chiave di performance, non sempre sono fissi e stabili, anzi. Questi indicatori variano al variare delle organizzazioni, del periodo storico e delle situazioni che le organizzazioni si trovano ad affrontare. Questi appena elencati sono, ad oggi, quelli che sicuramente forniscono elementi importanti di miglioramento per le organizzazioni ma non è detto che con il passare del tempo questi si trasformino o che vengano sostituiti.

Per fornire uno spunto di riflessione conclusivo pensiamo al fenomeno dello smart working: non è del tutto impossibile che un prossimo KPI delle aziende riguardi proprio la capacità delle imprese di lavorare per obiettivi e non ad orario, indicando quindi “l’apertura mentale” dell’azienda.

Alice Vignudini

suggerimenti di lettura

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